Polityka prywatności i plików cookies

I. Podstawy prawne.

Dokument niniejszy opracowany został z uwzględnieniem postanowień następujących aktów prawnych:

1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2); w skrócie : „RODO";
2. ustawy z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.: Dz. U. z 2020 r., poz. 344); w skrócie: „ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną";
3. ustawy z dnia 16.07.2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j.: Dz. U. z 2024 r., poz. 34 z późn. zm.); w skrócie: „Prawo telekomunikacyjne".

II. Definicje i skróty.

1. Administrator danych osobowych: eSolutions Sp. z o. o., z siedzibą w Poznaniu, ul. Św. Marcin 29/8, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000957755, której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadająca numer NIP: 7831853051 oraz numer REGON: 52140348200000; w skrócie: „Administrator" lub „Spółka";
2. dane osobowe: oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
3. Polityka: niniejsza Polityka prywatności;
4. Użytkownik lub interesariusz: każda osoba odwiedzająca stronę internetową pod adresem https://felino.ai/ lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności oferowanych przez Administratora.

III. Polityka prywatności.

1. Niniejsza Polityka prywatności określa sposoby pozyskiwania, przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych w rozumieniu przepisów RODO oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Właścicielem strony internetowej pod adresem https://felino.ai/ oraz administratorem danych osobowych jest Spółka eSolutions Sp. z o. o., z siedzibą w Poznaniu, ul. Św. Marcin 29/8.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje wszystkich interesariuszy Spółki eSolutions Sp. z o.o. Obowiązuje ona także wszystkich użytkowników korzystających ze stron internetowych, serwisów internetowych i aplikacji Spółki eSolutions Sp. z o. o., którzy mogą, ale nie muszą, być klientami.
4. Prosimy o zapoznanie się z treścią niniejszej Polityki prywatności, a także z zasadami, obowiązującymi w przypadku korzystania z produktów i usług Spółki.
5. Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące sposobu, w jaki eSolutions Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe interesariuszy podczas korzystania ze stron internetowych, serwisów internetowych, aplikacji, produktów i usług Spółki. Niniejsza Polityka Prywatności określa, w jaki sposób eSolutions Sp. z o.o. wykorzystuje udostępnione przez interesariuszy dane osobowe, po uprzednim powiadomieniu ich lub uzyskaniu ich zgody, o ile jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
6. Niniejsza Polityka prywatności może podlegać zmianom. Aktualna treść Polityki prywatności dostępna jest każdorazowo na stronie internetowej pod adresem https://felino.ai/
7. Niniejsza Polityka prywatności realizuje następujące obowiązki:
   1. 1) informowania użytkownika o warunkach korzystania ze strony internetowej lub aplikacji (art. 5 i następne ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną);
   2. 2) informowania o plikach cookies lub innej formie przechowywania informacji (art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne).

IV. Rodzaje gromadzonych informacji.

1. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę eSolutions Sp. z o.o. może różnić się w zależności od tego, z jakich usług lub funkcjonalności dostarczanych przez Spółkę użytkownik korzysta.
2. W celu skorzystania z niektórych usług może być konieczne np. logowanie lub wypełnienie odpowiedniego formularza oraz podanie danych niezbędnych dla prawidłowego skorzystania z danej usługi, np. podczas zawierania niektórych umów, konieczne jest, oprócz zaakceptowania regulaminu korzystania z usługi, wypełnienie przez interesariusza formularza rejestracyjnego i podanie danych osobowych.
3. eSolutions Sp. z o.o. gromadzi informacje dotyczące interakcji z poszczególnymi usługami Administratora, w tym logi systemowe zawierające: datę, czas wizyty i IP komputera, z którego nastąpiło połączenie, nazwę domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego, informacje na temat statystyki oglądalności strony internetowej, ruchu do i z poszczególnych stron itp.

V. Zebranie i wykorzystywanie informacji o użytkownikach witryn.

1. Przetwarzanie danych, o których mowa w rozdziale IV ust. 3 niniejszej Polityki, jest zanonimizowane i służy celom ulepszania stron i serwisów internetowych oraz usług w nich oferowanych. eSolutions Sp. z o.o. może ujawniać anonimowe zestawienia zbiorcze oraz zestawienia statystyczne dotyczące np.: liczby osób odwiedzających serwis Administratora. Informacje te jednak nie pozwalają na identyfikację poszczególnych użytkowników i nie stanowią danych osobowych.
2. Dane przetwarzane w związku z korzystaniem ze stron i serwisów internetowych wykorzystywane są zgodnie z celem ich przeznaczenia, wskazanym w regulaminie lub szczegółowych warunkach świadczenia danej usługi oraz za wyrażeniem odpowiednich zgód przez użytkownika, o ile takie są wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
3. W przypadku zamawiania usług od podmiotów trzecich za pośrednictwem strony internetowej https://felino.ai/, zakres i zasady gromadzenia i przetwarzania danych reguluje regulamin lub szczegółowe warunki świadczenia danej usługi.
4. Dane udostępnione przez użytkowników stron lub serwisów internetowych, o ile użytkownik uprzednio wyraził zgodę na otrzymywanie korespondencji promocyjnej i/lub wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną od eSolutions Sp. z o.o. mogą być wykorzystywane do prowadzenia działań marketingowych lub promocyjnych.

VI. Odbiorcy danych osobowych.

1. Dane podlegają udostępnieniu podmiotom zewnętrznym wyłącznie w granicach prawnie dozwolonych. eSolutions Sp. z o.o. nie udostępnia osobom ani podmiotom trzecim danych osobowych użytkowników, z wyjątkiem sytuacji, w których jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania umowy, a równocześnie takie udostępnienie pozostaje w zgodzie z przepisami prawa, bądź następuje za wyraźną zgodą użytkownika, a także na żądanie organów uprawnionych w przypadkach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Spółka może przekazać dane osobowe podmiotom współpracującym ze Spółką w celu świadczenia usług przez te podmioty na rzecz Spółki, w tym: wyspecjalizowanym podmiotom oferującym swoje usługi w zakresie przechowywania danych osobowych; dostawcom systemów informatycznych; podmiotom świadczącym obsługę księgową.
3. Spółka ponadto może udostępniać dane osobowe użytkownika organom publicznym na podstawie przepisów prawa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

VII. Gromadzenie i przetwarzanie danych użytkowników, interesariuszy.

1. Serwis dostępny pod adresem https://felino.ai/ zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika serwisu.
2. Dane osobowe są pozyskiwane w związku z wypełnieniem formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie pod adresem https://felino.ai/, a także w wyniku zakładania przez użytkownika konta oraz logowania się do konta użytkownika w ramach korzystania z systemu pn. „Felino AI".
3. Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie w celu umożliwienia kontaktu, rejestracji konta użytkownika oraz logowania użytkownika w związku z korzystaniem z usługi pn. „Felino AI".
4. Podczas korzystania z usługi formularza kontaktowego w celu prowadzenia komunikacji z użytkownikiem, wymagane jest podanie przez użytkownika następujących danych osobowych:
   • imięcia;
   • nazwy placówki;
   • miasta;
   • numeru telefonu;
   • adresu e-mail;
   • treści wiadomości.
5. W celu korzystania z systemu konieczna jest rejestracja konta. Podczas rejestracji konta wymagane jest podanie przez użytkownika następujących danych osobowych:
   • imięcia i nazwiska osoby reprezentującej Usługobiorcę;
   • informacji o instytucji (nazwę i adres);
   • adresu e-mail Usługobiorcy lub Administratora Lokalnego;
   • hasła.
6. Jeśli z jakiegoś powodu użytkownik nie poda powyższych danych osobowych, wówczas Spółka nie będzie mogła zawrzeć z użytkownikiem umowy. W konsekwencji użytkownik nie będzie mógł korzystać z usług Spółki.
7. Każda osoba, która udostępniła swoje dane osobowe ma prawo do dostępu do ich treści oraz możliwość ich poprawiania, uaktualniania, uzupełniania, jak i również żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Powyższe czynności można dokonać poprzez wysłanie stosownego oświadczenia na adres email: [email protected]
8. Pozyskane przez Administratora dane osobowe są przechowywane, przetwarzane i chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Administrator chroni zgromadzone dane osobowe korzystając z następujących środków:
   • szyfrowania danych służących do rejestracji konta użytkownika i logowania się do konta użytkownika,
   • zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem.
10. eSolutions Sp. z o.o., po uzyskaniu zgody, będzie gromadzić i przetwarzać dane z urządzeń, którymi użytkownik posługuje się podczas korzystania z usług świadczonych przez eSolutions Sp. z o. o, w tym dane z urządzeń końcowych.
11. Ze względu na charakter świadczonych usług eSolutions Sp. z o.o. będzie gromadzić i przetwarzać następujące kategorie danych:

    nr kategorii	nazwa kategorii
    1	informacje marketingowe
    2	informacje o płatnościach
    3	informacje w związku z odwiedzaniem strony internetowej
    4	informacje o interesariuszach i użytkownikach

12. Dane wskazane powyżej będą przetwarzane w celach poprawy jakości świadczonych usług, rekomendowania rozwiązań technicznych oraz przeprowadzania diagnostyki stanu technicznego użytkowanego sprzętu. Dane będą przetwarzane przez czas obowiązywania umowy lub do wygaśnięcia ewentualnych roszczeń.
13. eSolutions Sp. z o.o. przetwarza dane kategorii zwykłej i co do zasady nie będzie przetwarzać danych szczególnych kategorii dotyczących interesariuszy, użytkowników, a wyjątek stanowi sytuacja, gdy interesariusz, użytkownik sam, z własnej woli udostępni dane szczególne.
14. Dane wskazane powyżej będą przetwarzane w szczególności w związku z koniecznością ich przetwarzania w celu:
    • świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie wykonania umowy zawartej pomiędzy eSolutions Sp. z o.o. a użytkownikiem w zakresie obsługi formularza kontaktowego;
    • wykonania umowy zawartej pomiędzy eSolutions Sp. z o.o. a instytucjami (w szczególności placówkami oświatowymi), będącymi stronami umów o świadczenie usługi dostępu do systemu pn. „Felino AI", zwanymi też usługobiorcami; w tym świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie obsługi konta;
    • realizacji obowiązków ustawowych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych w zakresie dokonania rozliczenia z usługobiorcą;
    • obsługi reklamacji, w tym rozwiązywania problemów technicznych;
    • rozwoju usług świadczonych przez Usługodawcę;
    • dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy lub związanych ze świadczeniem usług, w tym windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych
15. Dane będą przetwarzane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie przewidzianym przepisami prawa,

VIII. Bezpieczeństwo.

1. eSolutions Sp. z o.o. podejmuje wszelkie uzasadnione działania mające na celu ochronę danych osobowych użytkowników stron internetowych, serwisów internetowych i aplikacji. Oznacza to m.in. utworzenie odpowiednich zasad i procedur służących ograniczeniu do minimum ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych użytkowników i ryzyka ich ujawnienia.
2. Informacje przekazywane przez użytkowników stron i serwisów internetowych Administratora przetwarzane i przechowywane są z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa zgodnych z wymogami stawianymi przez obowiązujące przepisy prawa. eSolutions Sp. z o.o. nie gwarantuje jednak całkowitego wykluczenia ryzyka nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych przez osoby nieupoważnione działające w sposób sprzeczny z prawem.
3. Wszelkie hasła do kont należy przechowywać w bezpiecznym miejscu i nie powinno się ich ujawniać osobom trzecim. Jeśli hasło zostanie wykorzystane w nieuprawniony sposób lub dojdzie do innego zagrożenia bezpieczeństwa, należy natychmiast powiadomić eSolutions Sp. z o.o. o takiej sytuacji.

IX. Uprawnienia użytkowników w zakresie przetwarzania Danych Osobowych.

1. Użytkownikom udostępniającym dane osobowe, przysługują prawa opisane w art. 15-22 RODO. Spółka eSolutions Sp. z o.o. gwarantuje prawo do wglądu w swoje dane, sprostowania ich treści oraz ich usuwania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wnoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania, niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli takie działania są możliwe w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
2. W celu realizacji powyższych uprawnień użytkownik powinien skontaktować się z Administratorem serwisu na adres korespondencyjny Administratora bądź przez formularz kontaktowy znajdujący się pod adresem https://felino.ai/.

X. Informacja o plikach cookies.

1. Serwis korzysta z plików cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator serwisu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
   1. a) do tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
   2. b) utrzymanie sesji użytkownika serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
   3. c) określania profilu użytkownika w celu wyświetlania mu dopasowanych materiałów w sieciach reklamowych, w szczególności sieci Google.
5. W ramach serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies:
   • „sesyjne" (session cookies) oraz
   • „stałe" (persistent cookies).
   Cookies „sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej).
6. „Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
7. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
8. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych serwisu.
9. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem serwisu reklamodawców oraz partnerów.
10. Zalecane jest przeczytanie polityki ochrony prywatności tych firm, aby poznać zasady korzystania z plików cookie wykorzystywane w statystykach: Polityka ochrony prywatności Google Analytics
11. Pliki cookie mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do sposobu, w jaki użytkownik korzysta z serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji użytkownika lub czasie pozostawania na danej stronie.
12. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/

XI. Zarządzanie plikami cookies – wyrażenie i cofnięcie zgody.

1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Należy pamiętać, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www.
2. W celu zarządzania ustawieniami cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową/ system i postępuj zgodnie z instrukcjami:
   1. a)Internet Explorer
   2. b)Chrome
   3. c)Safari
   4. d)Firefox
   5. e)Opera
   6. f)Android
   7. g)Safari (iOS)
   8. h)Windows Phone
   9. i)Blackberry

XII. Informacje o logach serwera.

1. Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
2. Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania serwisem oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług hostingowych.
3. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:
   1. a) czas nadejścia zapytania,
   2. b) czas wysłania odpowiedzi,
   3. c) nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
   4. d) informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP,
   5. e) adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika – w przypadku gdy przejście do serwisu nastąpiło przez odnośnik,
   6. f) informacje o przeglądarce użytkownika,
   7. g) informacje o adresie IP.
4. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony.
5. Dane zapisane w logach serwera są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.